CASE 005 / CAREER & WORK REPORT
仕事効率化AIを使って仕事を効率化する方法
ツール選びの前に、任せる作業と自分で確認する範囲を決めるところから。
SUMMARY
まず、結論から。
最初は、内容を自分で確かめられる小さな作業を一つ選びましょう。下書き・分類案・確認項目の作成などで試し、見直しの時間も含めて役立つかを判断します。
01 / BACKGROUND
悩みの背景を整理する
AIの出力が速くても、修正や事実確認に時間がかかれば業務全体は短くなりません。「何でも任せる」より、作業の一部を切り出す方が結果を評価しやすくなります。
02 / ANALYSIS
考えるための、3つの視点
01
入力できる情報を確かめる
まず会社の利用ルールと利用可能なツールを確認します。社内情報や個人情報を扱う場合は、そのまま入力してよいと自己判断せず、認められた範囲で試します。
02
目的と完成条件を伝える
「メールを書いて」だけでなく、相手、目的、必ず伝える事項、文の長さを指定します。元の情報にない事実を加えないことも条件に含めます。
03
修正込みで振り返る
入力を準備する時間、出力を待つ時間、確認と修正の時間を合わせて比較します。氏名・日付・数値・根拠を元の資料に戻って確かめ、最終判断は自分で行います。
03 / OPTIONS
自分に合う選択肢を考える
OPTION 01
下書きをつくる
自分で内容を確認できる案内文の構成や表現を整える。
OPTION 02
整理を手伝ってもらう
入力が許可されたメモから、論点や未確認事項の候補を出す。
OPTION 03
AIを使わず標準化する
毎回同じ処理なら、テンプレートやチェックリストで済むかも検討する。
自分のペースで、次の一手を。
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